دليل الاستخدام الشامل

1. مقدمة عن نظام وتد

نظام وتد المحاسبي هو حل متكامل وشامل مصمم خصيصًا لتلبية احتياجات الأنشطة التجارية المختلفة، من المحلات الصغيرة إلى السوبر ماركت والمؤسسات المتوسطة. يهدف النظام إلى تبسيط العمليات اليومية، تسريع المبيعات، تقليل الأخطاء، ومنحك سيطرة كاملة على إدارة عملك بكفاءة وسلاسة.

لمن هذا النظام؟

تم تصميم نظام وتد ليخدم قطاعًا واسعًا من الأنشطة التجارية التي تعتمد على البيع بالتجزئة وإدارة المخزون، بما في ذلك:

• محلات السوبر ماركت والبقالة.
• المحامص ومحلات بيع المكسرات والبهارات (مع دعم نظام المحمص المتخصص).
• محلات بيع الهواتف المحمولة والإكسسوارات (مع دعم نظام الأرصدة والبطاقات).
• متاجر بيع الملابس والأحذية.
• الصيدليات والمكتبات وأي نشاط تجاري آخر يتطلب إدارة دقيقة للمخزون والمبيعات.

2. لوحة المعلومات الرئيسية

بعد تسجيل الدخول، ستجد نفسك في لوحة المعلومات الرئيسية، وهي مركز التحكم الذي يوفر لك نظرة شاملة وفورية على أداء عملك. تتكون الواجهة من الأجزاء التالية:

• رسالة الترحيب: تعرض تحية صباحية أو مسائية مع التاريخ الكامل.
• شريط الأخبار المتحرك: يعرض آخر الأنشطة الهامة في النظام مثل الفواتير المحذوفة، المبيعات الكبيرة، والدفعات الجديدة.
• بطاقات الإجراءات السريعة: مجموعة من الأزرار الكبيرة للوصول المباشر إلى أهم الوظائف اليومية مثل "فاتورة مبيعات جديدة"، "فاتورة مشتريات"، "إدارة الأصناف"، وغيرها.
• لمحة سريعة: بطاقة تعرض أهم الأرقام الحيوية لليوم الحالي، وتشمل:
  • مبيعات اليوم: إجمالي قيمة المبيعات لليوم الحالي.
  • عدد فواتير اليوم: إجمالي عدد الفواتير الصادرة.
  • إجمالي الديون: المبلغ الإجمالي المستحق على جميع الزبائن (يظهر للمدير والمحاسب فقط ويمكن كشفه بالنقر على أيقونة العين ).
  • أصناف منخفضة: عدد الأصناف التي وصلت كميتها إلى حد التنبيه.
  • ذكر اليوم: ذكر متجدد يظهر بشكل دوري.
• أجندة اليوم والملاحظات: مساحة لتسجيل مهامك اليومية وملاحظاتك الخاصة بكل يوم، مع إمكانية التنقل بين الأيام.

3. نافذة الكاشير (نقطة البيع)

نافذة الكاشير هي قلب عمليات البيع اليومية، وقد تم تصميمها لتكون سريعة وسهلة الاستخدام، سواء عبر شاشات اللمس أو باستخدام لوحة المفاتيح وقارئ الباركود.

طريقة الاستخدام:

1. إضافة الأصناف للفاتورة:
   • قارئ الباركود: الطريقة الأسرع، قم بمسح باركود المنتج ليتم إضافته مباشرة. النظام يتعرف تلقائياً على باركودات الوزن (التي تبدأ بالبادئة المحددة مثل 21).
   • البحث اليدوي: اكتب اسم الصنف أو جزء منه في مربع البحث.
   • الأقسام: اضغط على اسم القسم لعرض جميع الأصناف التابعة له.
   • الأصناف المثبتة: 4 أزرار في الأعلى للأصناف الأكثر استخداماً لسرعة الوصول.
2. تعديل الفاتورة:
   • لتعديل الكمية، السعر، أو الخصم، اضغط مباشرة على الخلية المطلوبة في جدول الفاتورة وأدخل القيمة الجديدة.
   • استخدم مفتاحي + و - لزيادة أو إنقاص كمية الصنف المحدد.
   • لحذف صنف، اضغط على أيقونة بجانبه أو حدد الصنف واضغط على مفتاح Delete.
3. إتمام عملية الدفع (F8):
   • اضغط على زر "دفع" أو مفتاح F8 لفتح نافذة الدفع.
   • اختر طريقة الدفع (نقداً، آجل، بطاقة ائتمان).
   • يمكنك ربط الفاتورة بزبون موجود أو إضافة زبون جديد مباشرة من نافذة الدفع.

ميزات الكاشير المتقدمة:

• العمل دون اتصال: إذا انقطع الإنترنت، سيحفظ النظام الفواتير محلياً ويزامنها تلقائياً عند عودة الاتصال.
• الفواتير المعلقة (F6 / F7): علّق فاتورة حالية لاستكمالها لاحقاً. يمكنك معاينة الفواتير المعلقة قبل فتحها.
• المرتجعات والتوالف: أنشئ فاتورة مرتجع أو سجل بضاعة تالفة مباشرة من الفاتورة الحالية.
• إدارة الصندوق: ابدأ وأغلق الورديات، وسجل عمليات الإيداع والسحب من نافذة "الصندوق".
• تنبيهات حية: تظهر أيقونات تنبيه للمخزون المنخفض، أخطاء التسعير، تواريخ الانتهاء، والشيكات المستحقة.
• نسخ ولصق الفواتير (Ctrl+C / Ctrl+V): لسرعة تكرار الطلبات.
• زبائن الجملة: يمكنك ربط زبون جملة بالفاتورة ليتم تطبيق الأسعار المخصصة له تلقائياً.

4. إدارة الأصناف والمخزون

قسم الأصناف هو مركز التحكم في كل منتجاتك. من هنا يمكنك إضافة، تعديل، وحذف المنتجات، بالإضافة إلى إدارة الأقسام، العروض، والباركودات.

الميزات الرئيسية:

• إضافة عنصر جديد: يمكنك إضافة كافة تفاصيل المنتج: الاسم، الباركود، سعر الشراء والبيع، القسم، النوع (قطعة، كيلوغرام، كرتونة)، والكمية الأولية.
• إدارة الباركودات: بالإضافة إلى الباركود الرئيسي، يمكنك إضافة عدد غير محدود من الباركودات الإضافية لنفس المنتج.
• نظام الكرتونة: عند تعريف منتج كـ "كرتونة"، يمكنك تحديد عدد القطع بداخلها وسعر بيع خاص بالكرتونة، بالإضافة إلى تعريف باركودات خاصة بالكرتونة.
• إدارة الأقسام: أنشئ أقساماً لتصنيف منتجاتك. يمكنك إعادة ترتيب الأقسام بالسحب والإفلات.
• العروض والخصومات: أنشئ عروضاً خاصة (مثلاً: اشترِ 2 بسعر كذا) وقم بتحديد فترة صلاحيتها.
• نظام المحمص: ميزة متخصصة للمحامص ومحلات العطارة، تسمح بإنشاء خلطات بهارات أو قهوة مخصصة، وحفظ مكوناتها، وطباعة ملصق بها للعميل.
• سجل التوالف: سجل مفصل لجميع البضائع التالفة مع إمكانية ربطها بمورد (لخصمها من رصيده)، أو زبون، أو موظف.

5. إدارة الزبائن والحسابات

يوفر نظام وتد إدارة كاملة لحسابات الزبائن، مما يسهل تتبع الديون، الدفعات، ونقاط الولاء.

• ملف الزبون التفصيلي: لكل زبون صفحة خاصة تعرض ملخص الحساب، سجل الفواتير، سجل الدفعات، وكشف حساب تفصيلي لجميع الحركات.
• إدارة الدفعات والديون: يمكنك بسهولة تسجيل دفعة من زبون (نقداً أو شيك) أو إضافة مبلغ دين جديد على حسابه.
• إدارة الشيكات: عند تسجيل دفعة شيك، يمكنك إدخال كافة تفاصيله (تاريخ الاستحقاق، البنك، إلخ). يمكن للمدير لاحقاً تغيير حالة الشيك إلى "تم الصرف" أو "راجع".
• نقاط الولاء: نظام متكامل لمكافأة الزبائن. يمكنك تحديد عدد النقاط المكتسبة وقيمتها عند الاستبدال.
• شهادات الإرسال: إنشاء وطباعة شهادات إرسال للبضائع المسلمة للزبون، مع إمكانية طباعتها حرارياً أو A4.
• التواصل عبر واتساب: إرسال تذكير بالرصيد المستحق أو إرسال نسخة PDF من الفاتورة أو سند القبض مباشرة عبر واتساب.
• أنواع التسعير: يمكنك تحديد نوع تسعير خاص لكل زبون (عادي، جملة، أو نسبة ربح مخصصة).

6. إدارة الموردين والمشتريات

إدارة علاقتك مع الموردين وتتبع فواتير المشتريات أمر حيوي لنجاح عملك.

• ملف المورد التفصيلي: صفحة خاصة لكل مورد تعرض ملخص التعاملات، سجل فواتير المشتريات، المرتجعات، والدفعات.
• إضافة فاتورة مشتريات: واجهة سهلة لإدخال أصناف فاتورة الشراء مع تحديث تلقائي للأسعار والمخزون. يمكنك توزيع التكاليف الإضافية (مثل النقل) على تكلفة الأصناف.
• إدارة المرتجعات: تسجيل فواتير مرتجع للموردين وتحديث المخزون والرصيد تلقائياً.
• عروض الأسعار: أداة لإنشاء عروض أسعار احترافية للعملاء، مع إمكانية تحديد هامش ربح وتوليد ملف PDF.
• إدارة الأرصدة: ميزة لإدارة أرصدة الخدمات (مثل بطاقات الشحن) التي تشتريها من الموردين، وربطها بالأصناف المباعة في الكاشير.

7. سجل المبيعات

قسم المبيعات هو أرشيفك الكامل لجميع الفواتير. يوفر أدوات قوية للبحث، الفلترة، ومراجعة أداء المبيعات.

• بحث وفلترة متقدمة: ابحث عن أي فاتورة برقمها، اسم الزبون، أو حتى بصنف بداخلها. يمكنك أيضاً الفلترة حسب التاريخ وطريقة الدفع.
• إحصائيات المبيعات: نافذة توفر ملخصاً إحصائياً للمبيعات حسب الفترة والمستخدم.
• الفواتير المحذوفة: سجل آمن لجميع الفواتير التي تم حذفها، مع تفاصيلها الكاملة.
• فحص الأرباح: أداة للمدير للتحقق من وجود فواتير بأرباح سالبة (خسارة) خلال آخر 3 أيام.

8. إدارة الموظفين

إدارة شاملة لملفات الموظفين، رواتبهم، وحركاتهم المالية.

• ملف الموظف: لكل موظف صفحة خاصة تعرض بياناته الشخصية والوظيفية، وصور العقود.
• إدارة الرواتب: النظام يحسب تلقائياً صافي الراتب لكل شهر بناءً على الراتب الأساسي، السلف، الخصومات، والمكافآت.
• الحركات المالية: يمكنك تسجيل سلفة، خصم، مكافأة، أو غياب (مع خصم أو بدونه) بسهولة.
• كشف حساب الموظف: عرض كشف حساب تفصيلي لجميع الحركات المالية للموظف خلال شهر محدد.
• إغلاق الشهر: بعد صرف الرواتب، يمكنك إغلاق الشهر لتجميد الحركات ومنع التعديل عليها.
• إنشاء العقود: أداة لإنشاء عقود عمل للموظفين بصيغة PDF بناءً على قوالب جاهزة.

9. إدارة المصاريف

سجل وتتبع جميع مصاريف عملك اليومية والشهرية بسهولة.

• إضافة مصروف: سجل تفاصيل المصروف: البيان، المبلغ، لمن تم الصرف، طريقة الدفع، والحالة (مكتمل/معلق).
• إرفاق صور: يمكنك إرفاق صورة للفاتورة أو الوصل مع كل مصروف.
• ملخص المصاريف: دائرة عائمة تعرض لك ملخصاً سريعاً لمصاريف اليوم، الشهر، والسنة، بالإضافة إلى المصاريف المكتملة والمعلقة.

10. التقارير الشاملة

يوفر النظام مجموعة قوية من التقارير لمساعدتك على اتخاذ قرارات مستنيرة.

• تقارير المبيعات: تقارير عامة، يومية، مرتجعات، وتقارير أرباح وخسائر مفصلة.
• تقارير المشتريات: تقارير عامة، مرتجعات، وجرد للشيكات الصادرة.
• تقارير الأصناف: تقارير قيمة المخزون، مستويات المخزون، وتفاصيل جميع الأصناف.
• تقارير الزبائن: كشوف ديون لجميع الزبائن، وكشف حساب مفصل لزبون محدد.
• تقارير الدخل: تقرير صافي الدخل المحاسبي والنقدي.
• تقارير مقارنة: قارن مبيعات فترتين زمنيتين أو قارن أداء المبيعات بين المستخدمين.

11. إعدادات النظام

من قسم الإعدادات، يمكنك تخصيص النظام ليناسب طبيعة عملك بشكل دقيق.

أهم الإعدادات:

• إدارة المستخدمين والصلاحيات: أضف مستخدمين جدد (مدير، محاسب، عادي) وتحكم في صلاحيات كل مستخدم بشكل مفصل جداً. يمكنك أيضاً عرض الأجهزة المتصلة وإنهاء أي جلسة.
• بيانات المتجر: أدخل اسم متجرك، وشعارك، ورقمك الضريبي ليظهر في الفواتير المطبوعة.
• إعدادات الطابعات والدرج: قم بتهيئة طابعة الفواتير الحرارية، طابعة A4، وأمر فتح درج النقدية.
• النسخ الاحتياطي السحابي: **الأهم:** قم بربط حسابك في Google Drive لجدولة نسخ احتياطي سحابي تلقائي، مما يضمن أمان بياناتك.
• إعدادات الميزان: يمكنك ربط النظام بميزان إلكتروني عبر الشبكة (IP) لقراءة الوزن تلقائياً.
• إعدادات عامة: تحكم في خيارات متنوعة مثل تفعيل نظام المحمص، وطريقة عرض الأصناف في الكاشير.

12. ميزات متقدمة ونصائح

مستشار وتد الذكي

هي ميزة فريدة تستخدم الذكاء الاصطناعي لتحليل بيانات مبيعاتك ومشترياتك وتقديم نصائح عملية لتحسين أداء عملك، مثل اقتراح عروض على منتجات راكدة أو التنبيه من نقص وشيك في المخزون. يمكنك أيضاً إنشاء فواتير مشتريات تلقائية للأصناف التي نفدت كميتها من خلال هذه الميزة.